SVN 2026/43 - Assistant(e) aux ressources humaines (remplacement pour congé de maternité) G4

1. Assister aux processus de recrutement au sein du bureau en coordonnant la publication des avis de vacance de poste et des avis de vacance de poste spéciaux, en réceptionnant et en triant les candidatures, en organisant les entretiens et les tests, en préparant l’ensemble des documents et supports requis, en envoyant des communications aux candidats, en contactant les anciens employeurs pour la vérification des références et en effectuant toute autre activité connexe qui lui est confiée.  
2. Mener à bien les activités préalables à l’embauche, telles que la préparation des documents d’entrée en fonction (EOD) et la collecte des pièces justificatives, la coordination des examens médicaux d’entrée en fonction, le suivi auprès des services médicaux concernant les autorisations médicales, la coordination des séances d’orientation, l’organisation des briefings de sécurité et des examens médicaux, l’affiliation aux régimes d’assurance le cas échéant, la création du dossier personnel, etc.  
3. Assumer le ou les rôles attribués dans le système RH de l’organisation, en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données ; saisir et mettre à jour les données sur la base des autorisations et des pièces justificatives ; surveiller et assurer le suivi de la situation contractuelle et des droits, et générer des rapports et autres documents liés aux ressources humaines.
4. Assumer le rôle de gestionnaire des temps ; tenir à jour, mettre à jour et rapprocher les quotas de congés sur la base des pièces justificatives ; générer et modifier les rapports relatifs aux congés ; répondre aux questions générales concernant la gestion des congés ; guider le personnel sur les procédures de demande et d’approbation dans le système.  
5. Assister aux processus de cessation de service, de classement, de reclassement et de promotion en collectant les documents nécessaires, en rédigeant les formulaires, en effectuant les calculs de base, en obtenant les autorisations requises et en assurant la coordination avec les services concernés du Bureau régional et des centres administratifs.  
6. Mettre à jour et gérer les systèmes d’archivage électroniques et physiques de l’unité, notamment les dossiers du personnel avec l’ensemble des pièces justificatives, les dossiers de recrutement, les politiques, règlements, directives et manuels des ressources humaines, les contrôles internes, etc.  
7. Rédiger des attestations d’emploi, des avis, des courriers, des rapports, des présentations, des graphiques, etc. ; mettre à jour l’organigramme et veiller à ce que les documents soient soumis dans les délais.
8. Apporter un soutien à l’organisation de réunions, d’activités de formation et d’autres événements liés aux ressources humaines en assurant les tâches logistiques telles que la mise à disposition des salles de réunion, du matériel et des supports, la préparation de la correspondance, ainsi que la rédaction et la compilation des documents.  
9. Répondre aux demandes de renseignements généraux concernant les politiques, les instructions et les procédures en matière de ressources humaines.
10. Accomplir toute autre tâche connexe qui lui est confiée. 

EDUCATION 

• Diplôme de fin d'études secondaires et quatre ans d'expérience pertinente ; ou
• licence en ressources humaines, gestion d'entreprise, psychologie ou dans un domaine connexe, assortie de deux ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Les universités accréditées sont celles répertoriées dans la base de données mondiale de l'UNESCO sur l'enseignement supérieur.

EXPERIENCE 

• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Outlook) ; une expérience préalable avec SAP ou Oracle constitue un atout certain ;
• Le souci du détail, la capacité à organiser les documents administratifs de manière méthodique ;  
• Discrétion, souci du détail et orientation client, patience et volonté d’apprendre de nouvelles choses ;  
• Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions ou d’organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel constitue un atout ;
• Expérience de collaboration étroite avec les collègues des ressources humaines et d’autres services ;  

SKILLS 

• Solides compétences en matière d’organisation, de coordination, de communication et de résolution des conflits
• Maîtrise des politiques, règles et procédures RH, notamment en matière de recrutement et de gestion du personnel
• Maîtrise de l’informatique, notamment des applications MS Office.
• La connaissance des systèmes et procédures internes de l’OIM, tels qu’Oracle, constituera un atout
• Connaissance des principes fondamentaux du droit du travail et des exigences de conformité en matière de ressources humaines.
• Rédaction de documents : contrats, courriers, rapports RH.
• Traitement responsable des données sensibles relatives aux employés, dans le respect de la confidentialité et de la discrétion.
• Sens de l’organisation : capacité à gérer efficacement plusieurs tâches administratives.
• Compétences en communication : interaction claire et professionnelle avec les employés et les responsables.
• Capacité à résoudre les problèmes et à s’adapter : gestion flexible des problèmes RH imprévus.
• Souci du détail : garantie de l’exactitude des dossiers et des processus de conformité. 

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LANGUES 
Les langues officielles de l'OIM sont l'anglais, le français et l'espagnol.  

Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais et du français est requise (à l'oral comme à l'écrit).

• Postuler avant le 12/07/2026, 00 h 55
• Type de contrat : contrat spécial à court terme classé (jusqu'à 9 mois)
• Durée initiale du contrat : 6 mois
• Type d'organisation : bureau national
• Type de poste vacant : avis de vacance spécial
• Type de recrutement : services généraux
• Grade : G-4
• Ce poste vacant spécial est-il basé dans un bureau de niveau 3 ou dans le cadre d'une intervention d'urgence de niveau 3 ?