Assistant(e) Finance (Recrutement Strictement Interne)

Responsabilités

Sous l’autorité du Finance Specialist, l’Assistant(e) Finance est chargé(e), pour le consortium SOLID, des responsabilités suivantes :

A. GESTION DES PAIEMENTS

• Recevoir et vérifier les demandes de paiement et s’assurer de leur conformité aux procédures en vigueur ;
• Préparer les opérations d’e-banking pour validation par les personnes autorisées ;
• Préparer les ordres de virement et les faire signer ;
• Préparer les chèques bancaires et les faire signer ;
• Déposer les ordres de virement signés à la banque contre décharge ;
• Contacter les fournisseurs pour la remise des paiements en espèces ou par chèque pendant les heures de paiement ;
• Obtenir les décharges de remise des chèques auprès des fournisseurs.
   

B. GESTION DE LA CAISSE

• Vérifier les demandes de paiement transmises par le département Logistique pour le règlement des fournisseurs en espèces et s’assurer de la validation par le responsable budgétaire ;
• Anticiper et préparer les paiements en espèces des fournisseurs pendant les heures de paiement ;
• Préparer les avances professionnelles des employés de DRC pour paiement pendant les heures de fonctionnement de la caisse ;
• Assurer le suivi et le règlement des avances professionnelles, notamment à travers la demande et la clôture des avances ;
• Tenir à jour le tableau de suivi des avances professionnelles ;
• Préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse afin de maintenir un solde suffisant pour couvrir les dépenses, sous réserve de validation par le Finance Specialist ;
• Effectuer quotidiennement un rapprochement entre le solde physique de la caisse et le solde enregistré dans
• Dynamics ;
• Communiquer tout écart de caisse au Finance Specialist ;
• Signaler toute dépense suspecte et/ou non conforme aux procédures comptables et financières au Finance
• Specialist ou au Chef des services supports ;
• Effectuer une réconciliation hebdomadaire de la caisse, soumise à la vérification et à la signature du Finance
• Specialist ou du COP.
   

C. SAISIE COMPTABLE DANS DYNAMICS

• Respecter les échéances des clôtures hebdomadaires et mensuelles des journaux comptables communiquées par le Finance Specialist ;
• Saisir quotidiennement les mouvements de débit et de crédit de caisse et de banque dans Dynamics ;
• Scanner l’ensemble des documents financiers justifiant les mouvements de caisse et de banque ;
• Uploader et attacher quotidiennement les pièces justificatives comptables dans Dynamics ;
• Participer à la clôture hebdomadaire de la comptabilité sous la supervision du Finance Specialist ;
• Saisir les charges à répartir sur la base du fichier Excel transmis par le Finance Specialist.
   

D. ARCHIVAGE DES PIÈCES COMPTABLES (CAISSE ET BANQUE)

• Archiver l’ensemble des documents comptables en indiquant le numéro de Voucher correspondant dans Dynamics ;
• S’assurer que l’archivage est effectué quotidiennement et conformément aux exigences et procédures en vigueur.
   

E. PRÉPARATION DES AUDITS FINANCIERS

• Préparer l’ensemble des pièces comptables demandées par les auditeurs ;
• Effectuer une première vérification des pièces comptables et signaler toute anomalie ou tout problème au Finance Specialist.
   

F. LOCALISATION

• Appuyer les partenaires dans la tenue de leur comptabilité et l’archivage des pièces comptables ;
• Participer à des missions de partage d’expériences avec les partenaires.
   

QUALIFICATIONS REQUISES

A. Qualifications

Diplôme de niveau Bac + 2 minimum en comptabilité, finance, gestion ou dans un domaine connexe ;
Bonne connaissance de la gestion de caisse ;
Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel et d’un logiciel comptable ;
Connaissance de la gestion des partenariats et/ou des consortiums ;
Bonnes capacités de classement et d’archivage ;
Rigueur et souci de la qualité dans l’exécution des tâches.
 

B. Expériences

Minimum deux (2) ans d’expérience dans un service comptable, idéalement au sein d’une ONG internationale ;
Une expérience dans la gestion de caisse, les paiements, la saisie comptable et/ou le suivi des avances professionnelles constitue un atout ;
Une expérience dans un environnement de consortium ou de partenariat constitue un atout.
 

C. Qualités personnelles

• Rigueur ;
• Honnêteté et intégrité ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Sens de l’organisation ;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;
• Bonne compréhension des principes et de l’environnement humanitaires.
   

D. Langues

• Bonne maîtrise du français ou de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit ;
• La maîtrise des deux langues, français et anglais, constitue un atout ;
• La connaissance des langues locales constitue un atout.
   

 RÉGLEMENTATIONS GÉNÉRALES

• L’employé doit respecter les instructions et politiques de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et d’éthique, y compris le Code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire ;
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec DRC sans autorisation préalable, conformément aux politiques applicables ;
• L’employé ne doit s’engager dans aucune activité susceptible de nuire à DRC ou à la bonne mise en œuvre des projets pendant la durée de son contrat ;
• L’employé ne doit accorder d’interviews aux médias, publier des photos liées aux programmes de DRC ou partager des documents appartenant à DRC sans autorisation préalable ;
• L’employé doit restituer tout équipement mis à sa disposition par DRC pour l’exercice de ses fonctions à la fin de son contrat ou à la demande de DRC.
   

COMPÉTENCES ET QUALITÉS EXIGÉES

À ce poste, le/la titulaire doit démontrer les cinq compétences essentielles de DRC :

• Viser l’excellence : se concentrer sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. S’efforcer de produire un travail précis, approfondi et professionnel, avec une utilisation optimale du temps et des ressources ;
• Collaborer : coopérer avec les parties concernées et les impliquer dans les processus pertinents, rechercher activement leur contribution et partager les informations clés. Soutenir les autres et favoriser un environnement propice au feedback ;
• Prendre les rênes : assumer la responsabilité de son travail et le prioriser en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Prendre des initiatives face aux défis et rechercher des solutions appropriées et innovantes ;
• Communiquer : communiquer de manière efficace, honnête et adaptée au contexte, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Pratiquer l’écoute active et favoriser le dialogue ;
• Faire preuve d’intégrité : respecter et promouvoir les normes les plus élevées en matière de conduite éthique et professionnelle, conformément aux valeurs et au Code de conduite de DRC, notamment en matière de prévention de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels.
   

Le/la titulaire doit également démontrer :

• Capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel ;
• Proactivité et approche coopérative et collaborative ;
• Excellentes capacités de communication, d’écoute active et de collaboration ;
• Bonnes capacités organisationnelles et attention aux détails ;
• Sens élevé de l’éthique et de l’intégrité professionnelle ;
• Capacité à travailler efficacement en équipe ;
• Flexibilité et capacité d’adaptation dans un environnement de travail dynamique.
   

 PROCESSUS DE CANDIDATURE

Si vous êtes intéressé(e), veuillez postuler en ligne via le site suivant : https://drc.ngo/en/jobs/

Les candidatures ne peuvent être soumises qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être rédigés en français ou en anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas prises en considération.