Supply Chain and Logistic Assistant (Internal Recruitment Strictly)

 RESPONSABILITES ET TACHES

 Gestion des achats :

• Travailler en étroite collaboration avec le Supply Chain and Logistic Specialist pour élaborer les documents d’achats menants à la passation des commandes ;
• Participer au processus d’achat (demande de cotations et l’évaluation des offres) pour les prestations de fournitures de biens et de services devant être délivrés au niveau du bureau ;
• Suivre les commandes et s’assurer de la réception des biens et services.
• Participer à l’identification des fournisseurs sur sa zone ;
• S’assurer que les documents d’achats soient complets avant paiement ;
• Assurer un archivage électronique et papier des documents d’achats ;
• Appliquer les procédures du manuel des opérations du DRC pour la gestion des achats.
• Veiller à ce qu’il y ait une diligence efficace des fournisseurs de DRC ; 
   

Gestion des équipements :

• Vérifier que tous les biens, anciens et nouveaux, sont correctement enregistrés et étiquetés ;
• S’assurer que les équipements sont bien répertoriés dans le tableau de suivi des équipements ;
• Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des équipements ;
• Effectuer un inventaire physique des équipements tous les trois mois ;
• S’assurer que chaque équipement faisant l’objet d’un prêt à un utilisateur ait bien son formulaire d’affectation et/ou de restitution ;
• S’assurer de la bonne utilisation des biens de l’organisation.
• S’assurer du bon état et de l’entretien général des équipements.
• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi des équipements sur le SharePoint.
   

​​​​​​​Gestion des stocks :  

• Assurer une gestion du stock du bureau en collaboration avec le Supply Chain and Logistic Specialist ;
• Superviser les livraisons et les expéditions à destination des bases du DRC et établir les documents nécessaires (waybill, Accusé de réception des marchandises…) ;
• Assurer à l’inventaire physique mensuel des stocks ;
• S’assurer que tous les documents soient présents pour une bonne gestion des stocks (waybill, bon de sortie et d’entrée, accusé de réception, stock card, rapport de stock…) ;
• Assurer un archivage électronique des documents de la gestion des stocks ;
• Respecter les procédures de gestion de stock telles que décrites dans le manuel des opérations du DRC.
   

Gestion des logements et bureaux :
 

• S’assurer de la maintenance des locaux de l’organisation en adéquation avec les standards définis par DRC ;
• S’assurer que les locaux de DRC respectent les standards établis par l’organisation en termes de sécurité des locaux.
• S’assurer que chaque bâtiment dispose d’un contrat de location et d’assurance habitation ;
• S’assurer que les bâtiments disposent d’extincteurs fonctionnels et que ceux-ci soient inspectés tous les ans par un bureau de vérification;
• S’assurer que chaque bâtiment dispose d’une trousse de premiers secours ;
• Réaliser mensuellement un état des lieux des bâtiments et proposer un calendrier de maintenance.
   

​​​​​​​Suivi de la gestion de la flotte et du groupe électrogène :

• Participer au suivi de l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes ;
• S’assurer que les vérifications quotidiennes des véhicules sont faites par les chauffeurs ;
• Assurer le suivi des tomcards et de la consommation des véhicules ;
• Mettre à jour quotidiennement les tableaux de suivi de la flotte véhicules ;
• S’assurer de la disponibilité des équipements de sécurité et de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes du Consortium ;
• Contrôler la présence des documents à bord des véhicules ;
• S’assurer que du contrôle quotidien des générateurs (niveau de liquide de refroidissement, niveau d’huile et de carburant) est effectué par les gardiens;
• S’assurer que le suivi des heures de fonctionnement des générateurs est effectué sur la fiche de suivi des heures par les gardiens ;
• Assurer que les opérations de maintenance des générateurs sont faites en concordance avec le manuel des opérations ;
• Faire remonter les besoins en maintenance auprès du Supply Chain Specialist ;
• Elaborer le planning des mouvements ;
• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi de flotte véhicules et générateurs sur le SharePoint; 
   

​​​​​​​Rapportage

•       Participer à l’écriture mensuelle des rapports de gestion des véhicules et générateurs ;

•       Participer à l’élaboration des rapports mensuels de la chaine d’approvisionnement ;

•       Participer à l’écriture des rapports mensuels de gestion des stocks.

​​​​​​​Localisation

En collaboration avec le Specialist supply chain et logistique, renforcer les capacités des partenaires locaux. 
 

Le Supply Chain and Logistic Assistant accomplira toute autre tâche requise par le Supply Chain and Logistic Specialist et/ou le chief of party non décrites dans la liste ci-dessus mais relevant du métier de l’assistant logistique et supply chain

 QUALIFICATIONS REQUISES

Expérience et compétences techniques :

• Expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans la logistique / Supply Chain avec une ONG internationale
• Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles, de négociation et de communication
• Capacité de travailler sous pression
• Fortement motivé, axé sur les résultats et créatif dans la résolution de problèmes
• Connaissance dans la gestion du parternariat/consortium
• Connaissances informatiques en Pack Microsoft (Excel, Office, Outlook, etc)
• Bonne compréhension et engagement vis à vis des valeurs de DRC.
• Maîtrise du Français écrit au niveau professionnel et parlé est obligatoire ;
• Anglais serait un atout
   

Formation : (y compris certificats, permis, etc.)

Formation Logistique et gestion d’approvisionnement
Maitrise de l’outil informatique
 

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

Français
Anglais serait un atout
 

Principaux acteurs : (internes et externes)

Personnel et partenaires de DRC
Fournisseurs
 

RÉGLEMENTATIONS GÉNÉRALES

• L’employé doit respecter les instructions et politiques de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et d’éthique, y compris le Code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire ;
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec DRC sans autorisation préalable, conformément aux politiques applicables ;
• L’employé ne doit s’engager dans aucune activité susceptible de nuire à DRC ou à la bonne mise en œuvre des projets pendant la durée de son contrat ;
• L’employé ne doit accorder d’interviews aux médias, publier des photos liées aux programmes de DRC ou partager des documents appartenant à DRC sans autorisation préalable ;
• L’employé doit restituer tout équipement mis à sa disposition par DRC pour l’exercice de ses fonctions à la fin de son contrat ou à la demande de DRC.

 COMPÉTENCES ET QUALITÉS EXIGÉES

À ce poste, le/la titulaire doit démontrer les cinq compétences essentielles de DRC :

• Viser l’excellence : se concentrer sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. S’efforcer de produire un travail précis, approfondi et professionnel, avec une utilisation optimale du temps et des ressources ;
• Collaborer : coopérer avec les parties concernées et les impliquer dans les processus pertinents, rechercher activement leur contribution et partager les informations clés. Soutenir les autres et favoriser un environnement propice au feedback ;
• Prendre les rênes : assumer la responsabilité de son travail et le prioriser en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Prendre des initiatives face aux défis et rechercher des solutions appropriées et innovantes ;
• Communiquer : communiquer de manière efficace, honnête et adaptée au contexte, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Pratiquer l’écoute active et favoriser le dialogue ;
• Faire preuve d’intégrité : respecter et promouvoir les normes les plus élevées en matière de conduite éthique et professionnelle, conformément aux valeurs et au Code de conduite de DRC, notamment en matière de prévention de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels.

Le/la titulaire doit également démontrer :

• Capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel ;
• Proactivité et approche coopérative et collaborative ;
• Excellentes capacités de communication, d’écoute active et de collaboration ;
• Bonnes capacités organisationnelles et attention aux détails ;
• Sens élevé de l’éthique et de l’intégrité professionnelle ;
• Capacité à travailler efficacement en équipe ;
• Flexibilité et capacité d’adaptation dans un environnement de travail dynamique.
   

PROCESSUS DE CANDIDATURE

Si vous êtes intéressé(e), veuillez postuler en ligne via le site suivant : https://drc.ngo/en/jobs/

Les candidatures ne peuvent être soumises qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être rédigés en français ou en anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas prises en considération.